Keine Buchung ohne Beleg.
Nach diesem Leitsatz der ordnungsgemäßen Buchführung sollte das Rechnungswesen eines Unternehmens aufgebaut sein. Aber was fällt alles unter den Begriff “Beleg”? Und was passiert bei einer Steuerprüfung, wenn Sie die Originalbelege nicht auffinden können? Normalerweise müssen Sie die Belege zeitnah Ihrem Steuerberater liefern. Das heißt manchmal, dass man am Ende des Jahres im ganzen Team nach verlorenen Belegen sucht. Haben Sie die Prozesse im Team derart gestaltet, Belege einfach und vollständig zu sammeln und Duplikate automatisch zu erkennen und auszusieben? Oder stellen Sie oft behelfsmäßig Eigenbelege aus, weil die Originale fehlen?
Wie Sie mit diesen und anderen Themen umgehen lesen Sie in diesem Artikel.
Definition: Belege
Ein Beleg bildet in jedem Fall die Basis für die ordentliche Buchführung und ist Beweis dafür, dass die buchhalterischen Angaben korrekt abgefasst sind und sind ein Nachweis für die Richtigkeit einer Buchung. Belege dokumentieren also alle finanziellen Prozesse und Abläufe innerhalb eines Unternehmens. Dabei muss es sich aber nicht zwangsläufig um rein monetäre Einnahmen und Ausgaben handeln, sondern auch Entnahmen oder Einlagen von Material muss belegt werden.
Demzufolge ist ein Beleg der übergeordnete Begriff für Rechnungen, Quittungen, Kassenbons und andere Nachweise für jegliche Veränderungen des Inventars. So ist zwar jede Rechnung ein Beleg, aber nicht jeder Beleg muss zwangsläufig eine Rechnung sein.
Warum sind Belege wichtig?
Belege machen alle finanziellen monetäre und nicht-monetäre Prozesse des Unternehmens transparent und nachvollziehbar. Deshalb müssen sie auch korrekt kontiert und gebucht werden, damit man sie im Falle einer Kontrolle des Finanzamtes jederzeit vorlegen kann.
Eine Buchhaltungssoftware kann helfen, die Übersicht über die Finanzprozesse des Unternehmens zu behalten und bietet oft auch eine genaue Auflistung aller Belege an. Dafür müssen die Belege im Vorhinein digitalisiert und ins Programm eingelesen werden. Eine gute Buchhaltungssoftware kann sogar Fotos von Belegen auslesen und bereits vorkontieren. Dadurch reudziert man Buchhaltungsfehler und die Möglichkeit entsteht, Zeit zu sparen und diese stattdessen effizienter einzuteilen. In unserem großen Buchhaltungssoftware Vergleich können Sie sich über alle Vor- und Nachteile unterschiedliche Buchhaltungssysteme informieren.
Da sich mittlerweile auch die digitale Buchhaltung immer größerer Beliebtheit erfreut, müssen sich auch das Rechnungswesen und dementsprechend auch die Belege den neuen Formaten anpassen. Ein Beleg muss nämlich nicht zwingend in Papierform abgeheftet und aufbewahrt werden. Aber auch im digitalen Bereich gelten Vorschriften, wie man mit Belegen und Kopien von Quittungen im Unternehmen umzugehen hat. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Aufbewahrung digitaler Belege in Deutschland geben dafür die Richtlinien, nach welchen ein Unternehmen seine digitalen Belege zu behandeln hat, vor.
Aufbewahrung von Belegen
Der Beleg gilt als Nachweis für die Korrektheit der Aufzeichnungen im Rechnungswesen und das kann auch vom Finanzamt kontrolliert werden. Das ist auch der Grund, weshalb das Finanzministerium einen bestimmten Aufbewahrungszeitraum für Belege ansetzt: Diese variiert in den einzelnen Ländern – in Österreich sind das mindestens 7, in Deutschland 6 oder 10 Jahre. Das ist abhängig von der Art des Dokuments. Die Österreichische Wirtschaftskammer hat eine Erstinformation bezüglich der Aufbewahrungspflicht in Österreich erstellt, die gerade für Neugründer oder Jungunternehmer hilfreich sein kann.
Im digitalen Zeitalter muss man vor allem bei digitalen Belegen und Rechnungen bestimmte Rahmenbedingungen einhalten, damit diese auch dem Anspruch des Finanzministeriums entsprechen. Alle Informationen, wie Sie Rechnungen richtig digitalisieren, haben wir in einem Leitfaden für Sie zusammengefasst.
Arten von Belegen
Wie bereits erwähnt, gibt es unterschiedliche Arten von Belegen, die in den täglichen Finanzprozessen eines Unternehmens relevant werden. Je nachdem was Belege enthalten und wie sie klassifiziert werden, geben sie darüber Aufschluss, wer einen Beleg erstellt hat und vor allem zu welchem Zweck das geschah. Folgende drei Klassifizierungen werden dabei unterschieden:
Fremdbelege/externe Belege
Ein Fremdbeleg oder externer Beleg ist ein Beleg, der nicht vom Unternehmen selbst ausgestellt wird, sondern beispielsweise von einem Kunden oder Lieferanten. Ein Fremdbeleg wird von außerhalb ins Unternehmen eingeführt. Zu den externen Belegen gehören unter anderem:
- Eingangsrechnungen/-gutschriften
- Kontoauszüge
- Postbelege
- Bewirtungsbelege
- Steuerbescheide
- Quittungen
- Schecks
- Handelsbriefe
Eigenbelege/interne Belege
Eigenbelege werden von einem Unternehmen ausgestellt, sie werden also im Unternehmen intern erstellt. Zu den internen Belegen zählen z B:
- Lohn und Gehaltslisten
- Entnahmebelege von Material
- Kopien von ausgestellten Quittungen, Schecks etc.
- Belege von Stornierungen oder Umbuchungen
- Kassenbuch
- Entnahmebelege
- Ausgangsrechnungen/-gutschriften
Notbelege
Notbelege zählen strenggenommen zu den internen Belegen, weil sie vom Unternehmen selbst erstellt werden. Sie kommen aber nur dann in Verwendung, wenn der originale Beleg nicht mehr auffindbar ist oder es keine Möglichkeit zur Erstellung des Beleges gegeben hat.
Beispiel: Die Registrierkasse eines Taxifahrers ist kaputt, es konnte somit kein Beleg für die Betriebsfahrt erstellt werden. Der Notbeleg muss also, weil er der Ersatz für eine solche Taxirechnung sein soll, auch alle Angaben wie ein Fremdbeleg enthalten.
Um Belege sicher aufzubewahren und vor einem eventuellen Verlust zu schützen, sollte man vor allem Fremdbelege digitalisieren und diese in ein Buchhaltungsprogramm einspeisen, um gleichzeitig auch die Vorerfassung der Belege zu erleichtern.
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Formvorschriften: Was muss drauf sein?
Mit den verschiedenen Belegarten geht auch deren Erscheinungsbild einher. So sind die formalen Aspekte eines Einnahmebelegs andere, als die einer Quittung oder Gehaltsabrechnung. Die Art des Geschäftsfalls hat also auch deutlichen Einfluss auf die Formvorschriften von Belegen. Jedoch gibt es bestimmte Formalien, die jeder Beleg enthalten muss:
- Name und die Anschrift des ausstellenden Unternehmens
- UID-Nummer des liefernden Unternehmens
- Name und Anschrift des Empfängers
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Datum der Rechnungslegung sowie Lieferung
- UID-Nummer des Empfängers (bei einem Gesamtbetrag von über 10.000 Euro Reverse Charge ; innergemeinschaftliche Lieferungen
- Beschreibung der Lieferung oder der zu bezahlenden Leistung
- Steuersatz und Steuerbetrag
- Hinweis auf steuerliche Behandlung
Fazit: Belege in der Buchhaltung
Zusammengefasst kann man sagen, dass Belege immer die Grundlage für die Buchhaltung bilden. Ohne sie können keine Geschäftsfälle korrekt in der Buchhaltung erfasst werden, weil diese immer mit einem Beleg belegt werden müssen. Die Buchhaltung inklusive aller Belege muss so gestaltet sein, dass auch diese auch von externem Fachpersonal, wie einem Betriebsprüfer, nachvollziehbar bleibt.
Wenn im Zuge einer solchen Betriebsprüfung eine Buchung ohne Beleg auftaucht, wie beispielsweise fehlende oder unvollständige Belege zu Buchungen, dann kann das Finanzamt die betreffenden Aufwendungen nicht anerkennen. Dadurch wiederum kommt es zu einer Erhöhung des Gewinns und damit gleichzeitig zu einer höheren Steuersumme.
Wenn das Finanzamt die gesamte Buchhaltung für nichtig erklärt, weil diese nicht ordnungsgemäß erledigt wurde und es zu viele fehlende Belegen gibt, kann es passieren, dass das Finanzamt eine Schätzung der Umsatzsteuer und Körperschaftssteuer (Einkommensteuer) erlässt. Dies kann zu einer deutlichen Mehrbelastung Ihres Unternehmens führen. Nicht zuletzt deshalb, weil Steuerberater oft gut an einem solchen Chaos am Jahresende verdienen, denn die Nachbearbeitung fehlender Belege kann durchaus sehr teuer sein. Um fehlenden Belegen also vorzubeugen und solche Folgen zu vermeiden, kann man z B Sammelkuverts für Reisen verwenden oder gleich die gesamte Buchhaltung digitalisieren, um sich von Zeit und Ort unabhängig zu machen. Das gilt natürlich auch für Lohn und Gehaltslisten – wenn diese online leicht auffindbar sind, ist ein Nachweis für die Richtigkeit schneller und einfacher abrufbar.
Inhaltliche Anforderungen an Belege aus dem Umsatzsteuergesetz
Um den Vorsteuerabzug als Unternehmer, Freiberufler oder Selbstständiger geltend machen zu können, müssen Belege laut dem Umsatzsteuergesetz in Österreich jedenfalls folgende Kriterien erfüllen:
- Rechnerische Korrektheit
- Unterschrift eines Zeichnungsberechtigten
- Fortlaufende Nummerierung (lückenlos)
- Mehrteilige Belege müssen vollständig erhalten sein
Belege zur Steuererklärung
Belege sind aber nicht nur essentiell für den Vorsteuerabzug, sondern auch für die österreichische Einkommensteuererklärung: Um als Unternehmen finanzielle Ausgaben, wie beispielsweise Spenden, steuerlich geltend machen zu können, muss man dafür auch die richtigen Belege vorweisen können. Mittlerweile müssen diese zwar nicht mehr unaufgefordert vom Unternehmen eingereicht werden, jedoch kann das Finanzamt jederzeit den Vorweis der betreffenden Belege einfordern.
Um mögliche Fehler und eventuell eine Buchung ohne Beleg von vornherein zu umgehen, ist es ratsam, sich von einem Steuerberater beraten zu lassen. Wir haben für Sie eine Liste mit Steuerberatungskanzleien zusammengestellt, um Ihnen eine langwierige Suche zu ersparen.
In unserem Buchhaltungssoftware Vergleich können Sie sich außerdem informieren, welches Buchhaltungsprogramm zu Ihnen passt und Sie auf die richtige Art und Weise in Ihrer Buchhaltung unterstützen kann. Sollten Sie dann noch unschlüssig sein, beraten Sie unsere Experten gerne kostenlos und helfen Ihnen dabei, Ihre Buchhaltung rasch und mühelos zu digitalisieren.
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Über den Autor
Stefan Spiegel
Stefan ist Chief Financial Officer bei domonda und Geschäftsführer bei der domonda-eigenen Steuerberatung libraconsult. Durch seine Erfahrung als Steuerberater und Unternehmer leitet er die Digitalisierung der Buchhaltung und Finanzabteilung mit direktem Praxisbezug.
